Tehokkuutta ja ”tehokkuutta”

Kun kiirettä pukkaa ja aika tuntuu juoksevan kuin hiekka sormien välistä, moni pyrkii tehostamaan toimintaansa.

Yhden tehtävän sijaan pyritään tekemään monia asioita yhtä aikaa. Lisätään vauhtia, jotta samassa ajassa saataisiin aikaan enemmän. Pidetään tekemättömistä tehtävistä listaa, josta hoidetaan asioita pois yksi kerrallaan. Otetaan lisää aikaa nipistämällä yöunista.

Hetkellisesti jokainen näistä keinoista voi toimia, mutta jatkuvassa käytössä ne muuttuvat haitallisiksi. Stressi, levottomuus ja kiireen tunne lisääntyvät, keskittymiskyky heikkenee, keho alkaa käydä ylikierroksilla ja uni häiriintyy.

Ikävintä on, että tehokkuuden lisäämiseksi tarkoitetut keinot eivät ole ratkaisu varsinaiseen ongelmaan, joka kiireen takana piilee. Eivätkä ne välttämättä edes lisää tehokkuutta, vaan ainoastaan luovat illuusion siitä.

Kiireeseen voi olla useita syitä. Asioita ei osata laittaa tärkeysjärjestykseen, vaan annetaan tärkeille ja vähäpätöisille asioille yhtä suuri painoarvo. Keskitytään epäolennaisiin asioihin. Yritetään ehtiä tehdä liian paljon liian lyhyessä ajassa, koska ei osata arvioida tehtävän suorittamiseen kuluvaa aikaa. Viivytetään toimeen tarttumista, kunnes aika käy vähiin.

Moni kuvittelee olevansa tehokas, koska touhuaa koko ajan jotakin, usein vielä montaa asiaa yhtä aikaa. Todellisuudessa tekeminen voi olla tehotonta ja energiaa hukkaavaa, ja suurimman hyödyn tuottavat asiat voivat jäädä tekemättä.

Pareton periaatteen mukaan 20 prosenttia syistä johtaa 80 prosenttiin seurauksista.

Saadakseen aikansa ja energiansa mahdollisimman tehokkaaseen ja taloudelliseen käyttöön, kannattaa selvittää mitä ovat ne 20 prosenttia tehtävistä, jotka tuottavat 80 prosenttia tuloksista. Tehokkain keino kiireen nujertamiseksi on keskittyä ensisijaisesti niihin asioihin, joiden tekeminen tuottaa eniten hyötyä.

Tavanomaisten, yksinkertaisten tehtävälistojen ongelma on merkitykseltään eriarvoisten tehtävien kokoaminen samalle listalle. Listalle saattaa päätyä, silkasta listaamisen ilosta, myös merkitykseltään vähäpätöisiä tai kokonaan tarpeettomia tehtäviä. Tehtävälistan kokoaminen saattaa antaa tunteen kokonaisuuden hallinnasta, mutta se voi myös ohjata käyttämään aikaa ja energiaa epäolennaisiin asioihin.

Lienee monelle tuttu kokemus, miten luovuus puhkeaa kukkaan, kun pitäisi tarttua johonkin ikävään tai vaikeaan tehtävään. Sitä keksii yhtä jos toistakin helpompaa ja vähemmän tärkeää tekemistä. On tietenkin hyvä, jos olennaisia tehtäviä vältellessä saa tehdyksi monta pienempää tehtävää. Se ei kuitenkaan tuo samanlaista tyytyväisyyttä, kuin hankalan tehtävän valmistuminen olisi tuonut. Lisäksi kynnys sen aloittamiseen nousee edelleen.

Tehokkuus ei keskity määrään vaan laatuun. Se on oikeiden asioiden tekemistä mahdollisimman taloudellisesti. Joskus se on myös asioiden tekemättä jättämistä.

Tavanomaista tehtävälistaa tehokkaampi keino on miettiä aamuisin tai jo edellisenä iltana, mitkä ovat päivän kolme tärkeintä tehtävää. Päivä aloitetaan näistä tehtävistä, tarttuen niihin yksi kerrallaan tärkeysjärjestyksessä. Jos tehtävien valmistuttua jää aikaa, voi siirtyä muihin tehtäviin. Jos tärkeimmät tehtävät eivät tule valmiiksi päivän aikana, jatketaan seuraavana päivänä siitä mihin jäätiin.

Kolmen tärkeän tehtävän listaaminen keskittää huomion olennaiseen ja huolehtii, että kaikkein merkityksellisimmät tehtävät ovat etusijalla. Lyhyt kolmen tehtävän lista tuntuu huomattavasti hallittavammalta, kuin miettiä kaikkia niitä tehtäviä, jotka pitäisi saada tehdyksi. Myös stressin ja kiireen tuntu vähenee, kun vähemmän tärkeät tehtävät jäävät taka-alalle.

Kun alkaa listata päivittäin vain kolme kaikkein tärkeintä tehtävää, voi huomata elämän keventyvän. Erilaiset tehtävät asettuvat niille kuuluviin mittasuhteisiin ja kaiken keskeltä nousevat esiin kaikkein tärkeimmät asiat.

Mitä mieltä sinä olet?

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s